Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Voller Terminkalender, eine lange To-do-Liste, viele Fragen und spontane Herausforderungen – da reichen acht Arbeitsstunden in den meisten Fällen leider nicht aus. Die Kombination aus zu vielen Aufgaben und zu wenig Zeit führt dazu, dass der Druck und Stress enorm wächst, sodass dies auch Folgen auf die Qualität der Arbeit hat. Die Zeit ist jedoch das höchste Gut für jeden (Klein)Unternehmer. Wie Sie Ihre verfügbare Zeit effektiv planen können und welche Methoden hierbei hilfreich sein können, wollen wir im Folgenden beleuchten.

Prioritäten setzen

Das richtige Sortieren der Prioritäten Ihrer Aufgaben ist das A und O im Zeitmanagement. Nicht alle Aufgaben müssen gleichzeitig erledigt werden. Demnach stehen wichtige Teilaufgaben an erster Stelle, weniger wichtige erst, wenn die anderen erledigt sind. Mit dieser Organisation werden dringende Aufgaben sofort erledigt.

Dafür können Sie verschiedene Methoden anwenden:

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist ein Sortiersystem, welches die Aufgaben in vier Kategorien aufteilt, die nach den Merkmalen “dringend” und “wichtig” kategorisiert werden. Demnach wird das Eisenhower-Prinzip untergliedert in: 

A: Super-Aufgaben (wichtig und dringend)

B: Später-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend)

C: Sofort-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig)

D: Sinnlos-Aufgaben (weder wichtig noch dringend)

Für die sogenannten Super-Aufgaben (A) sollte die meiste Zeit des Tages geplant sein.  Zu den Später-Aufgaben (B) zählen beispielsweise Verwaltungsaufgaben, die zwar auch wichtig sind, jedoch keine zeitliche Priorität haben. Zu den Sofort-Aufgaben zählen Aufgaben, die nicht unmittelbar in Ihrem Tätigkeitsfeld liegen. Diese können Sie gut an Ihre Mitarbeiter weitergeben. Die letzte Kategorie (D) sollten Sie weitgehend vermeiden.

Eine weitere Methode ist die ALPEN–Methode: Ablauf planen:

Die ALPEN-Methode hilft Ihnen, Ihr Zeitmanagement  umsichtig und strukturiert zu planen. Sie können Entscheidungen effektiv treffen und diese kontrollieren. Priorisieren Sie und entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen. Schaffen Sie sich Puffer und damit zusätzliche  Zeiträume. Die Nachkontrolle nimmt zwar Zeit ein, spart aber im Nachhinein Zeit, falls Sie beispielsweise Fehler vor einer Abgabe entdecken.

• Aufgabe definieren: Welche Aufgaben fallen an?
• Länge schätzen: Wie lange brauche ich für die Aufgaben?
• Pufferzeiten einplanen: Wann bin ich frühestens fertig? Auf den Zeitpunkt schlage ich noch Zeit auf, um sicherzugehen.
• Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben übernehme ich selbst? Passt der Zeitplan? Welche Tasks kürze ich ein? Wie sind die Prioritäten?
• Nachkontrolle: Ist alles erledigt? Habe ich die Vorgaben eingehalten? Haben sich Fehler eingeschlichen?

Für die eigentliche Arbeit berechnet das Prinzip 60 Prozent der Zeit. Die restlichen 40 Prozent sollte man für die Pufferzeiten und andere Aktivitäten wie spontane Kontakte oder soziale Kontakte freihalten. Planen Sie für wichtige Aufgaben mehr Zeit ein. In welche Prozentangaben Sie den Tag einteilen, ist in dem Fall Ihnen überlassen. So können Sie beispielsweise auch eine 50/30/20 Prozent Methode anwenden. Also 50 Prozent für eine wichtige Aufgabe, 30 Prozent für zwei weniger wichtige Aufgaben und 20 Prozent für spontane Aufträge.

Täglichen Terminplan erstellen

Ohne eine vernünftige Struktur funktioniert nichts. Daher ist es wichtig, dass Sie einen täglichen Terminplan erstellen. Dazu finden Sie im Netz zahlreiche fertige Templates, die Sie herunterladen und ausfüllen können, um Ihren Tag zu gliedern. Diese eignen sich sowohl für einzelne Personen als auch für ein ganzes Team. Achten Sie hier jedoch darauf, dass Sie nicht zu viel notieren, damit es nicht unübersichtlich wird.

Aufgaben nach Typ gruppieren

Ein weiterer hilfreicher Tipp für ein gutes Zeitmanagement ist das Gruppieren von Aufgaben nach Projekt oder Typ. Damit Sie produktiver arbeiten können und nicht von einer Sache zur anderen springen, ist es sinnvoll, ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben an einem Tag zu erledigen. 

Ablenkungen mit einplanen

Gehen Sie ruhig davon aus, abgelenkt, gestört oder mit unerwarteten Aufgaben konfrontiert zu werden. Seien wir mal ehrlich, niemand schafft es nämlich, jede Stunde eines Tages produktiv und konzentriert zu sein. Wenn Sie also Ihren Wochenplan erstellen, fügen Sie auch Zeit für Unterbrechungen hinzu.

Multitasking vermeiden

Vermeiden Sie es, Ihre Arbeit zu unterbrechen, indem Sie Multitasking betreiben. Wenn Sie sich auf eine Sache konzentrieren, fällt es Ihnen wesentlich leichter, sich mit dieser auseinanderzusetzen. Arbeiten Sie Ihre Aufgaben Schritt für Schritt ab.

Monotasking statt Multitasking.

Pausen einlegen

Man will es kaum glauben, aber Sie dürfen sich auch eine Pause gönnen. Produktivität erfordert neben harter Arbeit auch Ruhepausen. Wenn Sie vor einem Bildschirm arbeiten, versuchen Sie jede Stunde eine Pause von fünf bis zehn Minuten einzulegen. Dadurch werden Sie sich frischer und entspannter fühlen, sodass Sie Ihre Aufgaben auch effizient erledigen können. Die Pausen ermöglichen es Ihnen, über Ihre Arbeit zu reflektieren und eventuell auch neue Ideen zu entwickeln.

Aufgaben an andere abgeben

Ihr Ziel sollte darin bestehen, innerhalb der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, die höchstmögliche Qualität zu erreichen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie effizient arbeiten. Ihre Effizienz in Ihrem Unternehmen können Sie dadurch steigern, dass Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter abgeben. Jeder hat seine Stärken und Schwächen. Wenn Sie merken, dass eine Aufgabe über Ihr Wissen oder Ihre verfügbare Zeit hinausgeht, ist es in Ordnung, die Aufgabe einem anderem in Ihrem Team zu überlassen. Den richtigen Menschen die richtigen Aufgaben zu geben, ist ein Schlüssel für die Produktivität der Mitarbeiter und damit des gesamten Unternehmens.

Delegieren Sie Ihre Aufgaben.

Technologien zur Automatisierung verwenden

Die Möglichkeit, Aufgaben zu automatisieren, bietet Ihnen einen enormen Zeitgewinn. Sie wollen neue Kunden gewinnen oder bestehende Kunden an Ihr Unternehmen und Ihre Produkte binden? Um dies zu erreichen, ist es wichtig, gewisse Marketingstrategien anzuwenden. Besonders die sogenannte Marketing-Automatisierung ist dabei sehr hilfreich.

Doch was genau bedeutet Marketing Automation?

Marketing Automation

Durch Marketing Automation sparen Sie Zeit, Aufwand sowie Budget. Marketing Automation  hilft Ihnen, verschiedene Marketing-Aufgaben zu priorisieren und anschließend zu automatisieren. Sie erhalten Unterstützung bei dem Versenden von E-Mails, der Generierung und Segmentierung von Leads, dem Veröffentlichen und Verbreiten zielgerichteter Inhalte, dem Veröffentlichen von Posts in sozialen Netzwerken, dem Bewerten von Leads und der Kundenbindung. Wie bereits erwähnt, bringt die Marketing-Automatisierung vor allem Zeitersparnis. Es müssen beispielsweise keine händischen Tabellen geführt oder einzelne E-Mails versendet werden. Die frei werdende Zeit können Sie für andere Angelegenheiten sinnvoll nutzen. Ein weiterer Vorteil der Marketing Automation ist die höhere Kundenzufriedenheit. Wenn Ihren Kunden Produkte und Inhalte angezeigt werden, die sie auch wirklich interessieren, wirkt sich dies positiv auf ihre Zufriedenheit aus und steigert die Kauf- und Besuchsbereitschaft. Auch kann dadurch die Übersichtlichkeit gestärkt werden. Alle Marketing-Aktivitäten werden auf einen Blick in einem Dashboard dargestellt. So sehen Sie zum Beispiel direkt, welche Kampagnen gut laufen oder welche Social-Media Posts am meisten Kunden erreichen.

Durch Technologien zur Automatisierung sparen Sie sich enorm viel Zeit.

Automatische Marketingfunktion mit Socialwave

Sie sehen, wie wichtig ein gutes Zeitmanagement ist. Damit Sie Ihre Ziele schneller erreichen, sollten Sie an den richtigen Stellen Zeit sparen. Das Marketing Paket von Socialwave bietet Ihnen eine Marketing Automation mit zahlreichen Optionen. 

Newsletter Marketing

So sind beispielsweise automatisierte Newsletter besonders beliebt und wichtig. Durch Newsletter Marketing schaffen Sie es, Promotion und Kommunikation zu betreiben. Es ergeben sich zahlreiche marketingstrategische Vorteile. Jedoch ist sowohl die Generierung der Kundendaten, als auch die Gestaltung der Newsletter mit enormem Aufwand verbunden. Hier bietet Ihnen Socialwave die perfekte Lösung an. In Absprache mit Ihnen werden die Newsletter gestaltet und mittels einer bestimmten Versandoption an die gewünschten Empfänger verschickt. Mit der Socialwave-Lösung brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über Aufbau und Pflege Ihres E-Mail-Verteilers machen. Dies geschieht völlig automatisch. Hierbei kann es sich um reine Informationen über neue Produkte oder klassische Erinnerungsmail handeln. Die Umsetzung im Newsletter ist Ihnen überlassen und kann dementsprechend individuell angepasst werden. Wir sehen, der Prozess bis hin zum eigentlichen Versand des Newsletters läuft in vielen Schritten ab. Vom anfänglichen Verteileraufbau und Generieren der E-Mail-Adressen über die visuelle Gestaltung bis hin zur Datenpflege erfordert das Ganze einen gewissen Zeitaufwand. Nutzen Sie die Marketing Automation, um Zeit zu sparen.

Automatisierte Newsletter als erfolgreiche Marketingstrategie

Gutscheine

Auch Gutscheine zählen zu einer der beliebtesten Kundenbindungsmaßnahme. Denn jeder Kunde, der einen Gutschein erhalten hat, möchte natürlich wieder in Ihr Geschäft kommen und diesen einlösen. Dadurch steigert sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde Ihren Laden besucht. Auch hier können Sie auf das Marketing Paket von Socialwave  zurückgreifen. Nach dem Login erhält jeder neue Kunde einen Gutschein per E-Mail. Sie können hier selber festlegen, um welche Art von Gutschein es sich handeln soll. Ein Freigetränk? Ein Rabattcode oder ein vergünstigter Haarschnitt? Diese Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Ferner erhält der Kunde auch kurz vor dem Ablauf des Gutscheins eine Erinnerungsmail. Dadurch vergisst er den Gutschein nicht und wird nochmal zusätzlich an Ihr Geschäft erinnert. Da sowohl der Gutschein als auch die Erinnerung automatisch an den Kunden versandt werden, erfahren Sie Vorteile des Gutscheins ohne großen und zusätzlichen Aufwand. Mit dem Gutschein-Tool von Socialwave können Sie diese verstärkte Kundenbindung und die damit verbundene Umsatzsteigerung für sich nutzen und das natürlich automatisiert, sodass Sie Zeit sparen können. 

Fazit

Sie sehen, ein gutes Zeitmanagement ist kein Hexenwerk. Sie müssen nun für sich herausfinden, welche der genannten Methoden zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Mit den richtigen Methoden und einer strukturierten Planung lässt sich der Arbeitsalltag sehr effektiv gestalten. Vor allem die Nutzung von Technologien zur Automatisierung erspart Ihnen enorm viel Zeit und Aufwand.

Mehr Informationen zum Marketing Paket von Socialwave finden Sie hier.